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Die Gerätebeschaffung vorbereiten

In der „Digitalen Schule der Zukunft“ gehören Tablets oder Notebooks zur selbstverständlichen persönlichen Ausstattung einer jeden Schülerin und eines jeden Schülers. Bei der Finanzierung der Geräte werden die Erziehungsberechtigten durch einen staatlichen Zuschuss unterstützt. Die konkrete Ausgestaltung des Beschaffungsprozesses liegt in der Eigenverantwortung der einzelnen Schule. Um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten, sollen die Abläufe und Förderbedingungen den förderberechtigten Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten möglichst transparent kommuniziert werden. Dazu gehören auch das Antragsverfahren zur Förderung der Endgeräte, die Bereitstellung von Begleitangeboten sowie die Einholung notwendiger Zustimmungen. Der folgende Beitrag beleuchtet sinnvolle Planungsschritte zur Umsetzung der Gerätebeschaffung und ergänzt diese mit Erfahrungsberichten aus der Praxis.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die mobilen Endgeräte werden von den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern erworben und befinden sich in deren Eigentum.

  • Die Geräte werden als nicht lernmittelfreies Lernmittel für schulische Zwecke genutzt. Da es sich um Privatgeräte handelt, können sie aber auch zu Hause für private Zwecke verwendet werden.

  • Bei der Finanzierung werden die Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler mit staatlichen Zuschüssen unterstützt.

  • Die Inanspruchnahme des Angebots der staatlich bezuschussten Eigenbeschaffung durch die Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern ist freiwillig.

  • Die Schulen können technische Mindestkriterien für die Geräte festlegen und die Gerätebeschaffung unterstützen. Hierbei sind der Schulaufwandsträger sowie die Schulgemeinschaft in geeigneter Weise einzubeziehen und die bestehende IT-Bildungsinfrastruktur der Schule zu berücksichtigen.

  • Die Förderberechtigten werden von der Schule über die Rahmenbedingungen und (technischen) Bedarfe der Schule, das Beschaffungsmodell sowie über pädagogische Begleitangebote informiert.

Detaillierte Informationen zur Gerätebeschaffung und zum Förderverfahren sowie Antworten auf die häufigsten Fragen in diesem Kontext finden Sie hier:

Organisationsformen des Beschaffungsprozesses

Die Schulen sollen beim Beschaffungsvorgang unterstützen. Die Beschaffung der Endgeräte erfolgt dabei stets im Namen, auf Rechnung und zum Eigentum der Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler. Es lassen sich grundsätzlich drei mögliche Organisationsformen des Beschaffungsprozesses unterscheiden:

Diese Organisationsformen unterscheiden sich insbesondere im Ausmaß und den Formen der Unterstützung der Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler bei der Beschaffung. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im weiteren Artikel auf die gleichzeitige Verwendung der Benennung beider Zielgruppen Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beide Gruppen.

  • Die Schulen können für die Erziehungsberechtigten bei Händlern Angebote einholen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie ausdrücklich darauf hinweisen, in fremden Namen zu handeln und dieses Angebot lediglich zur Information der Eltern dienen soll.

  • Anschließend können die Schulen die Beschaffung für die Erziehungsberechtigten bündeln und an die Anbieter die benötigte Stückzahl je Klasse übermitteln.

  • Dieser schließt Einzelkaufverträge mit den Erziehungsberechtigten.

  • Die Erziehungsberechtigten können anschließend das Gerät beim Händler bezahlen und abholen.

  • Wenn die Erziehungsberechtigten eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, können die Geräte auch direkt an die Schule geliefert werden.

  • Im Rahmen eines Elternabends können die Schulen auch auf Anbieter hinweisen, bei welchen die Erziehungsberechtigten die Geräte kaufen können.

  • Eine Bestellung könnten auch der Elternbeirat oder die Klassenelternsprecher organisieren.

  • Auch hier würden die Erziehungsberechtigten wieder einzeln bezahlen und die Händler würden entweder den Erziehungsberechtigten das Gerät direkt aushändigen oder – bei Einverständnis der Erziehungsberechtigten – an die Schule liefern.

Sofern die Erziehungsberechtigten die Geräte ohne weitere Unterstützung durch die Schule bestellen bzw. kaufen, ist darauf zu achten, dass die technischen Mindestanforderungen für die Geräte klar beschrieben sind. Nur so kann gewährleistet werden, dass die richtigen Geräte beschafft werden.

Weitere Unterstützungsmöglichkeiten für die Erziehungsberechtigten

Neben dem Bestellvorgang entscheidet die Schule individuell und bedarfsgerecht, wie sie die Erziehungsberechtigten mit weiteren Unterstützungsangeboten (z. B. zur Ersteinrichtung oder zum Antragsverfahren) begleitet. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, z. B. im Rahmen von digitalen Elterninformationen (Videokonferenzen), Elternabenden oder Informationsschreiben. Ziel ist hierbei eine möglichst reibungslose Integration der Geräte in den Schulalltag.

Die Organisation des Beschaffungsprozesses hat dabei Konsequenzen auf die Planung und die Etablierung von weiteren Unterstützungsmaßnahmen:

Die Gerätebeschaffung vorbereiten und umsetzen

Im Interesse eines möglichst reibungslosen Ablaufs sollten bereits im Vorfeld die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses identifiziert und offene Fragen geklärt werden. Dabei gilt es, auf rechtliche Bestimmungen und aktuelle Vorgaben zum Förderverfahren zu achten.

Die individuelle Timeline der Schule unterscheidet sich je nach Wahl der Begleitangebote und Umsetzungsmöglichkeiten für die Erziehungsberechtigten und nach Organisationsform des Beschaffungsprozesses, ggf. in der Zusammenarbeit mit Händlern.

Wichtige Überlegungen für die Planung des Beschaffungsprozesses können etwa sein:

  • Gibt die Schule konkrete Empfehlungen aus, woher das Gerät (ggf. inkl. Zubehör) bezogen werden kann oder soll?

  • Bis wann muss das Gerät angeschafft werden?

  • Sollen die Geräte nach Hause oder an die Schule geliefert werden?

  • Welche Informationen benötigen die Erziehungsberechtigten?

Eine ausführliche Darstellung der notwendigen Überlegungen finden Sie hier zum Download.

Erfahrungsberichte zur Planung und Umsetzung des Beschaffungsprozesses

Im Folgenden finden Sie Erfahrungsberichte aus der schulischen Praxis zur Ausgestaltung des Beschaffungsprozesses.

Hinweis: Die folgenden Beispiele beruhen auf Erfahrungsberichten. Es ist von jeder Schule selbst zu prüfen, inwieweit die Umsetzung auf die eigene Schule übertragbar ist. Die Umsetzung erfolgt in eigener Verantwortung.

Praxisbeispiel 1 (Selbstständige Beschaffung)

Beim ersten Praxisbeispiel werden die Geräte durch die Erziehungsberechtigten selbständig beschafft. Die Schule kommuniziert lediglich technische Mindestkriterien und ggf. einen Zeitpunkt, ab wann die Geräte im Unterricht und zum häuslichen Lernen eingesetzt werden sollen.

Praxisbeispiel 2 (Informationen für Erziehungsberechtigte über Angebote mehrerer Anbieter)

Beispiel folgt in Kürze

Praxisbeispiel 3 (Einholung von Angeboten im fremden Namen)

Die Schule tritt in Kontakt mit Händlern und holt Angebote in fremden Namen ein. Ein Händler richtet einen Online-Shop ein, bei dem die Erziehungsberechtigten nur Geräte erwerben können, die den technischen Mindestkriterien der Schule entsprechen. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten bei einem der Händler. Auf ein Mobile-Device-Management-System (MDM) wird in diesem Szenario verzichtet.

Praxisbeispiel 4 (Einholung von Angeboten im fremden Namen)

Die Schule tritt in Kontakt mit einem Händler, der für die Erziehungsberechtigten einen Online-Shop einrichtet, bei dem die Erziehungsberechtigten das Gerät bestellen können. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten (bei dem Online-Shop oder einem anderen Händler). Die Geräte werden verwaltet.

Wichtige Dokumente gesammelt zum Download

Im Rahmen des Pilotversuchs „Digitale Schule der Zukunft“ konnten die Pilotschulen bereits Erfahrungen mit dem Einsatz staatlich bezuschusster, elternfinanzierter Geräte im Unterricht sammeln.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung verschiedener Vorlagen (auf Basis der Erfahrungen der Schulen), welche die zur Verfügung stehenden Textbausteine des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus illustrieren und Sie bei der Bewältigung/Abwicklung des Beschaffungsprozesses unterstützen können.

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