Praxisbeispiel 2 (Einholung von Angeboten im fremden Namen)

Die Organisationsform auf einem Blick

Die Schule tritt in Kontakt mit Händlern und holt Angebote in fremden Namen ein. Ein Händler richtet einen Online-Shop ein, bei dem die Erziehungsberechtigten nur Geräte erwerben können, die den technischen Mindestkriterien der Schule entsprechen. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten bei einem der Händler. Auf ein Mobile-Device-Management-System (MDM) wird in diesem Szenario verzichtet. Die Einrichtung der Geräte erfolgt durch die Erziehungsberechtigten.

Aus der Wahl der Organisationsform des Beschaffungsprozesses und den Überlegungen zu den passenden weiteren Unterstützungsangeboten für die Erziehungsberechtigten ergibt sich die nachfolgende Zeitleiste.

Timeline und Impulse zum Beschaffungsprozesses

Die Projektverantwortlichen des Descartes Gymnasium Neuburg a. d. Donau berichten dabei von Ihren Erfahrungen und Empfehlungen:

1. Welche Informationen müssen in die Einladung zum Elternabend?

   „In der ersten Einladung zum Elternabend informieren wir über die grundlegenden Ziele der Arbeit mit digitalen Endgeräten im Unterricht. Wir wollen das Bewusstsein für den digitalen Wandel in unserer Lebenswelt schärfen und damit die Bereitschaft bei den Erziehungsberechtigten stärken, an diesem Projekt mitzuwirken. Zusätzlich weisen wir die Erziehungsberechtigten darauf hin, dass sie vor dem Elternabend keine Geräte bestellen sollten, wenn sie an dem Förderverfahren teilnehmen möchten. Um die Eltern vorab über die Beschaffungsmodalitäten zu informieren, ergänzen wir den Elternbrief mit FAQs zum Bestellprozess und verweisen zusätzlich auf die Seite des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus.“

2. Welche Inhalte müssen am Elternabend vermittelt werden? Wer ist anwesend?

   „Beim ersten Elternabend sind die Schulleitung, der medienpädagogische Berater digitale Bildung (mBdB) sowie die Klassenleitungen als zentrale Bezugsperson für die Eltern anwesend. Grundsätzlich wird aufgezeigt, wie die Arbeit mit digitalen Endgeräten Stück für Stück im Unterricht angeleitet wird. Natürlich werden auch die organisatorischen Rahmenbedingungen dargelegt:

   • Welches Gerät soll beschafft werden?

   • Welche technischen Mindestkriterien sind einzuhalten?

   • Welches Zubehör ist erforderlich bzw. optional sinnvoll?

   • Welche Anbieter schlagen wir vor?

   • Welche Lösungen können wir Eltern anbieten, die sich ein Gerät finanziell nicht leisten können?

   • Wie wird das Antragsverfahren organisiert?

   Die Bestellung wird über einen bestimmten Onlineshop organisiert. Daher muss auch der Bestellvorgang von Anfang bis Ende aufgezeigt werden. Allerdings steht es den Erziehungsberechtigten frei, die digitalen Endgeräte auch bei anderen Anbietern zu beschaffen.“

3. Welche Unterlagen werden im Anschluss an den Elternabend verschickt?  

   „Im Nachgang an den Elternabend werden die wichtigsten Informationen nochmals schriftlich an alle Erziehungsberechtigten verschickt. Darin sind auch die einzuhaltenden Fristen und Mindestanforderungen an die Geräte aufgelistet. Eine Lehrkraft hat zudem ein Videotutorial aufgezeichnet, in dem der Bestellvorgang nochmals gezeigt wird. Da wir die Geräte nicht in ein MDM einbinden, verschicken wir zusätzlich eine Liste mit den zu installierenden Apps, welche die Schülerinnen und Schüler nach Erhalt der Geräte selbst oder mit Unterstützung der Eltern herunterladen und einrichten. Zudem informieren wir die Erziehungsberechtigten nochmals über das Antragsverfahren.“

4. Wie kann dafür gesorgt werden, dass alle Erziehungsberechtigten die Informationen zur Gerätebestellung erhalten haben – auch die, die nicht am Elternabend waren?

   „Alle Erziehungsberechtigten erhalten die nötigen Informationen grundsätzlich digital über die Verwaltungsplattform. Sofern alle Bestellungen über den von uns vorgeschlagenen Händler erfolgt sind, sendet dieser uns zum Ende der Bestellfrist auf Nachfrage eine Übersicht der bereits eingegangenen Bestellungen. Diese gleichen die Klassenleitungen mit der Klassenliste ab und fragen bei noch fehlenden Bestellungen bei den jeweiligen Erziehungsberechtigten nach. Das ist zwar manchmal müßig, aber in der Regel sind es nur wenige Eltern, die nicht bei dem am Elternabend vorgestellten Händler bestellen.“

5. Sind alle Geräte lieferbar? Wann und wie werden die Geräte geliefert? Wie werden die Geräte endgültig konfiguriert?

   „Das Planungsteam erkundigt sich schon vor der Bestellung beim Anbieter über die Liefertermine der Geräte. Daher können wir zuverlässig einen gemeinsamen Ausgabetermin für die Geräte vereinbaren. Für Lernende, die nicht rechtzeitig ein Gerät erhalten, bietet die Schule befristet Leihgeräte als Zwischenlösung an.“

6. Wer sammelt die Unterlagen ein?

   „Alle Unterlagen wie die Einwilligungen, Kenntnisnahmevermerke, etc. werden von der Klassenleitung eingesammelt und verwahrt.“

7. Sollen die Geräte nach Hause geschickt oder an die Schule geliefert werden? Welche Informationen benötigen die Erziehungsberechtigten zur Einrichtung der Geräte?

   „Da wir die Geräte nicht in ein MDM einbinden, geschieht die Ersteinrichtung durch die Lernenden in Kleingruppen gemeinsam mit der Lehrkraft. Wir wollen die Eltern möglichst nicht mit diesen Vorgängen belasten. Zudem sehen wir es aus der Perspektive der Medienkompetenz, dass die Schülerinnen und Schüler möglichst frühzeitig eigenständig in die Handhabung des Gerätes eingebunden sind. Eltern, die diesen Weg nicht nutzen möchten, können natürlich auch eine Zustellung der Geräte an die Wohnadresse vereinbaren. Wir bitten dann die Erziehungsberechtigten, vorher das Gerät noch nicht auszupacken, sofern die Geräte nach Hause geliefert wurden.

8. Wie können Probleme bei der Geräteinbetriebnahme minimiert und ressourcensparend behoben werden?

   „Da bei der Ersteinrichtung der Geräte immer eine erfahrene Lehrkraft dabei ist, können die ersten Probleme meist sofort behoben werden. Für die betreffenden Lehrerinnen und Lehrer sind die Behebung von Stolperfallen schon Routine. Die Eltern und Lernenden erhalten zusätzlich über eine digitale Pinnwand kurze Video-Anleitungen zur Nutzung des Gerätes, damit sie sich im Bedarfsfall selbst helfen können. Darüber hinaus sind die Ansprechpersonen in der Schule ohnehin bereits allen vom Elternabend und durch den Elternbrief bekannt.“

9. Welche Themen klärt man in der Erstschulung? Wie organisiert man die Bewältigung technischer Probleme? Wie entlastet man die Systembetreuung?

   „Die Ersteinrichtung selbst läuft mehrheitlich reibungslos. Echte technische Probleme gibt es selten, sondern eher Anwenderfehler. Da wir kein MDM nutzen, setzen wir verstärkt auf die frühzeitige Schulung der Kinder, damit sie sich im Problemfall selbst helfen können. Dazu gehören technische Grundlagen wie das Installieren und Löschen von Apps, Gestensteuerung, Verwaltung von Zugangsdaten, die Nutzung von QR-Codes, die Herstellung und Bearbeitung von Screenshots, die Browserbedienung und vieles mehr. Auf einer digitalen Pinnwand sind zahlreiche Erklärvideos zur Nutzung der Endgeräte verlinkt, die man sich jederzeit im eigenen Lerntempo anschauen und die dargestellten Funktionen ausprobieren kann.

   Für echte technische Probleme stellt der Sachaufwandsträger dem Systembetreuer ein Kontingent an Wartungsstunden einer Firma bereit. Ansonsten wird versucht, die Systembetreuung anderweitig mit Entlastungsstunden zu unterstützen, wenn große Probleme auftreten und ein längerfristiger Austausch mit Firmen ansteht.“

10. Wie werden die Erziehungsberechtigten bei der Beantragung der Fördermittel unterstützt?

    „Wir erinnern die Erziehungsberechtigten erneut an den Abgabetermin. Dazu verschicken wir eine PDF-Anleitung zum Ausfüllen des Förderantrags. Für Nachfragen wird eine Ansprechperson genannt.“