Praxisbeispiel 3 (Einholung von Angeboten im fremden Namen)
Anmerkung: Das folgende Beispiel beruht auf Erfahrungsberichten. Es ist von jeder Schule selbst zu prüfen, inwieweit die Umsetzung auf die eigene Schule übertragbar ist. Die Umsetzung erfolgt in eigener Verantwortung.
Die Organisationsform auf einem Blick
Die Schule tritt in Kontakt mit einem Händler, der für die Erziehungsberechtigten einen Online-Shop einrichtet, bei dem die Erziehungsberechtigten das Gerät bestellen können. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten (bei dem Online-Shop oder einem anderen Händler). Der Händler überliefert der Schule mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten eine digitale Liste mit den Seriennummern der Geräte, welche dann in das schuleigene MDM importiert werden. Da im Vorfeld durch die Schule/den Sachaufwandsträger die entsprechende Gruppe inklusive Profilen mit Einstellungen erstellt wurden, landen die neuen Geräte so automatisch in der neuen Gruppe.
Aus der Wahl der Organisationsform des Beschaffungsprozesses und den Überlegungen zu den passenden weiteren Unterstützungsangeboten für die Erziehungsberechtigten ergibt sich die nachfolgende Zeitleiste.
Timeline und Impulse zum Beschaffungsprozesses
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Die Projektverantwortlichen der Realschule Kösching berichten dabei von Ihren Erfahrungen und Empfehlungen:
Welche Informationen müssen in die Einladung zum Elternabend?
„Bei der Einladung weisen wir die Erziehungsberechtigten darauf hin, dass sie vor dem Elternabend keine Geräte bestellen sollten, wenn Sie an dem Förderverfahren teilnehmen möchten. Dazu nehmen wir folgende Formulierung in den Elternbrief auf:
‚Bitte erwerben Sie aktuell kein Tablet, warten Sie unbedingt mit der Bestellung des Geräts und des Zubehörs. Sie erhalten am XX.XX.XXXX wichtige Informationen, die Sie beachten müssen, wenn Sie von der Förderung des Geräts profitieren möchten. An diesem Termin können wir uns auch sehr gut über mögliche Fragen Ihrerseits austauschen.‘
Um die Eltern vorab über die Beschaffungsmodalitäten zu informieren, ergänzen wir den Elternbrief mit FAQs zum Bestellprozess und verweisen zusätzlich auf die Seite des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus.“
Welche Inhalte müssen am Elternabend vermittelt werden? Wer ist anwesend?
„Die Bestellung wird über einen Onlineshop organisiert. Prinzipiell steht es den Eltern aber weiterhin frei, wo sie ihre Geräte bestellen. Falls sie woanders bestellen, müssen die Geräte entweder an der Schule manuell in das ‚Mobile Device Management‘ aufgenommen werden, oder man entscheidet sich, dass der Händler die Konfiguration gegen eine Gebühr übernimmt. Das MDM dient der zentralen Verwaltung der Geräte. Beim Elternabend ist es wichtig, den Erziehungsberechtigten den Bestellvorgang Schritt für Schritt zu demonstrieren und ihnen möglichst konkrete Hinweise zur Auswahl der Geräte aufzuzeigen. Zudem informieren wir die Eltern über das Antragsverfahren. Am konkreten Beispiel klicken wir uns durch die einzelnen Schritte und geben ihnen Hilfestellungen.“
Welche Unterlagen werden im Anschluss an den Elternabend verschickt?
„Da nicht alle Erziehungsberechtigten am Elternabend anwesend waren, verschicken wir die wichtigsten Informationen zum Bestellprozess und zu den Mindestanforderungen der Geräte im Nachgang zum Elternabend. Ergänzend werden alle wichtigen Einwilligungserklärungen an die Eltern versandt, mit der Bitte, diese mit Ablauf der Bestellfrist an die Schule unterschrieben zurückzugeben. Dazu gehört die Zustimmung zur Verwaltung der Geräte sowie der Verwendung der ausgewählten Apps und digitalen Bücher. Wir schicken den Eltern auch eine Handreichung zum Antragsverfahren.“
Wie kann dafür gesorgt werden, dass alle Erziehungsberechtigten die Informationen zur Gerätebestellung erhalten haben – auch die, die nicht am Elternabend waren?
„Sobald die Bestellfrist abgelaufen ist, nehmen wir Kontakt mit dem Händler auf und prüfen den Stand der Bestellung. Dazu haben die Erziehungsberechtigten im Vorfeld ihre Einwilligung gegeben. Diese Liste gleichen wir mit den zurückgegebenen und unterschriebenen Einwilligungserklärungen ab. Eventuell muss man dann bei den Schülerinnen und Schülern bzw. Erziehungsberechtigten nachfragen, ob sie ihr Gerät bereits bestellt haben oder Probleme aufgetreten sind. Darüber hinaus stellen wir auf unserer Schulwebseite ausführliche FAQ bereit.“
Sind alle Geräte lieferbar? Wann und wie werden die Geräte geliefert? Wie werden die Geräte endgültig konfiguriert?
„Nach Ablauf der Bestellfrist klären wir mit dem Händler ab, ob alle Geräte lieferbar sind. Sollte dies nicht der Fall sein, geben wir als Zwischenlösung schulische Leihgeräte aus. Letzte Wünsche bezüglich der Konfiguration der Geräte über das MDM werden noch einmal besprochen und ein gemeinsamer Auslieferungstermin wird festgelegt.“
Wer sammelt die Unterlagen ein?
„Bei uns sammeln die Klassenleitungen die Einwilligungserklärungen ein. Die Geräte dürfen z. B. nicht ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten verwaltet werden. Diese werden im Anschluss bei der Schulleitung abgegeben und fehlende Dokumente gemeldet.“
Welche Informationen benötigen die Erziehungsberechtigten zur Einrichtung der Geräte? Wie kommuniziert man Supportangebote und Ansprechpersonen?
„Vor dem Versand der Geräte werden die Erziehungsberechtigten mit einer Anleitung versorgt, die sie durch die Erstinstallation leitet. Dazu gehören auch wichtige Empfehlungen zu den Einstellungen, dem Deaktivieren der automatischen Sicherung von Fotos und Videos in der Cloud, einer Anleitung zum Anschluss des Stiftes und dem Hinterlegen der E-Mail-Adresse. Zudem werden auch Supportangebote und Ansprechpersonen genannt, an die sich die Eltern bei Bedarf wenden können.“
Sollen die Geräte nach Hause geschickt oder an die Schule geliefert werden?
„Mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten lassen wir die Geräte durch den Händler an die Schule liefern. Wir können so dafür sorgen, dass die Geräteausgabe zu einem gemeinsamen Zeitpunkt passiert. Über ein Video auf der Schulhomepage begleiten wir die Eltern bei der Inbetriebnahme.“
Wie können Probleme bei der Geräteinbetriebnahme minimiert und ressourcensparend behoben werden?
„Wir terminieren das Einarbeitungskonzept für Lernende direkt im Anschluss an den Versand und die Erstinbetriebnahme der Endgeräte durch die Erziehungsberechtigten. Dazu informieren wir die Eltern, dass wir an diesem Tag alle auftretenden Probleme vor Ort lösen. Auf diese Weise vermeiden wir Einzelanfragen über das Sekretariat. Für Probleme bei der Bestellung, z. B. eine fehlende Hülle, verweisen wir im Elternbrief auf den Händler.“
Wie werden die Erziehungsberechtigten bei der Beantragung der Fördermittel unterstützt?
„Wir erstellen für die Erziehungsberechtigten eine Video-Anleitung zum Ausfüllen des Förderantrags. Zusätzlich terminieren wir einen Onlineelternabend, an dem Fragen beantwortet werden können.“
Wie organisiert man die Bewältigung technischer Probleme? Wie entlastet man die Systembetreuung?
„Tutoren aus den höheren Jahrgangsstufen unterstützen im Einarbeitungskonzept und bei einfachen technischen Fragestellungen.“