Die strukturierte Bereitstellung und Organisation von Lernmaterial und weiteren Unterlagen für die schulische Arbeit ist ein zentraler Bestandteil modernen Unterrichts. ByCS-Drive bietet hierfür eine datenschutzkonforme Cloud-Lösung, mit der Lehrkräfte Unterrichtsmaterialien übersichtlich verwalten, individuell organisieren und gezielt mit Schülerinnen, Schülern oder Kolleginnen und Kollegen teilen können. Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, wie sich digitales Dokumentenmanagement im Schulalltag einfach und wirksam umsetzen lässt.
● Öffentliche Freigabe per Link mit Passwortschutz: Hierbei wird ein Link generiert, der mit einem Passwort gesichert ist. Die Empfängerin oder der Empfänger benötigt sowohl den Link als auch das Passwort, um auf die Inhalte zuzugreifen. Diese Methode eignet sich besonders für die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der eigenen Einrichtung.
● Teilen mit anderen ByCS-Accounts: Innerhalb der eigenen Einrichtung können Dateien und Ordner direkt mit anderen Nutzerinnen und Nutzern geteilt werden. Dabei lassen sich spezifische Berechtigungen festlegen, wie z. B. „Kann anzeigen“, „Kann bearbeiten“ oder benutzerdefinierte Rechte.
Spaces sind benutzerunabhängige Speicherbereiche, die von Lehrkräften erstellt und verwaltet werden können. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit in festen Gruppen, wie z. B. Klassen oder Fachschaften. Innerhalb eines Spaces können Dateien hochgeladen, organisiert und mit individuellen Berechtigungen versehen werden. Schülerinnen und Schüler erhalten Zugriff entsprechend der ihnen zugewiesenen Rechte, z. B. „Kann anzeigen“ oder „Kann bearbeiten“.
Durch die Freigabe einzelner Dateien, die z. B., im Ordner „Persönlich” hinterlegt sind, können sowohl Schülerinnen und Schüler ohne vorherige Anmeldung als auch Externe ohne ByCS-Account über einen Link mit einem Passwort („Per Link teilen”) von jedem Endgerät auf die Dateien zugreifen. Vorteil hierbei ist, dass die mit dem Link geteilte Datei jederzeit aktualisiert und überarbeitet werden kann. Bei der Erstellung des Links kann entschieden werden, welche Bearbeitungsrechte („Kann anzeigen” bzw. „Kann bearbeiten”) mit diesem einhergehen.
Alternativ kann die Freigabe einzelner Dateien auch direkt an Benutzerinnen und Benutzer mit einem ByCS-Account erfolgen („Mit Personen teilen”). In diesem Fall entfällt eine Passworteingabe und die Rechte können noch weiter differenziert werden. Bei dieser Option sind Änderungen in kollaborativ bearbeiteten Dokumenten, insofern die entsprechenden Rechte eingeräumt sind, eindeutig den jeweiligen Benutzenden zuordenbar.
Im Unterricht wird ein Themenkomplex durch Referate abgedeckt, welche an verschiedenen Terminen gehalten werden sollen und teilweise aufeinander aufbauen. Um im Falle kurzfristiger Veränderungen für alle Beteiligten alle relevanten Informationen aktuell anzubieten, wird das Dokument „Referate Physik Themen und Termine.docx” via Link mit dem Recht „Kann ansehen” samt des Passworts über den ByCS-Messenger mit der Lerngruppe geteilt. Die Gültigkeit des Links wird auf das Schuljahr begrenzt, sodass danach über diesen kein Zugriff mehr auf die Datei möglich ist.
Verschiebungen in den Terminen oder Präzisierungen der Themenstellung bzw. Vorgaben werden von der Lehrkraft direkt im Dokument mittels ByCS-Office eingetragen.
Für den anstehenden Wandertag wird ein Elternbrief verfasst, der Informationen über das Programm und die Rückkehrzeit zur Schule enthält. Zur Zeit der Erstellung steht die genaue Rückkehrzeit allerdings noch nicht sicher fest, dennoch sollen die anderen Informationen bereits jetzt geteilt werden. Der Elternbrief enthält deswegen den Hinweis, dass z. B. die Rückkehrzeit oder genaue Kosten noch aktualisiert werden.
Der Elternbrief wird in „Persönliches” gespeichert und enthält den Freigabelink mit dem Recht „Kann ansehen” samt Passwort. Die Gültigkeit des Ablaufdatums wird auf das Ende des Schuljahres gesetzt, sodass nach diesem Zeitpunkt über den Link kein weiterer Zugriff mehr möglich ist.
Für das Schulfest wollen die Schülerinnen und Schüler einen Stand machen, an welchem sie neben Geschicklichkeitsspielen auch kleine Tüten mit Süßigkeiten anbieten wollen. Die Einkäufe und andere Aufgaben sollen auf alle verteilt und in einer Tabelle festgehalten werden. Neben der Arbeit im Dokument findet die Kommunikation im ByCS-Messenger im Klassenraum der Klasse statt.
Um weitere organisatorische To-Dos auch außerhalb des Unterrichts bearbeiten zu können, wird das Dokument der gesamten Klasse („Mit Person teilen”) mit dem Recht „Kann bearbeiten” freigegeben. Die Gültigkeit der Freigabe wird auf das Ende des Schuljahres gesetzt, sodass danach kein Zugriff mehr auf das Dokument besteht.
Durch das Dokument ist es für alle Beteiligte möglich, den aktuellen Arbeitsstand einzutragen und einzusehen, Rückfragen zu stellen und ggf. Weiteres zu ergänzen. Durch die Freigabe ist es zudem möglich, Änderungen am Dokument namentlich zuzuordnen.
Wie auch bei der Freigabe von Dateien gibt es bei der Freigabe von Ordnern die beiden folgenden Möglichkeiten: Teilen über einen Link samt Passwort (auch ohne ByCS-Account nutzbar) oder Freigabe durch „Mit Person teilen” (ByCS-Account nötig). Bei beiden Optionen besteht die Möglichkeit, die Bearbeitungsrechte einzuschränken, wobei letztere eine differenziertere Anpassung ermöglicht.
Die Freigabe von Ordnern bietet den Vorteil, mehrere Dateien statt einzelner Dokumente teilen zu können. Daneben besteht die Möglichkeit, einen Abgabeordner (vgl. Beispiel 3) einzurichten, in welchen Dateien nur hochgeladen werden können, zugleich aber dessen Inhalt nicht allen Hochladenden angezeigt wird.
Im Rahmen des Lehrplans sollen die Schülerinnen und Schüler in Kleingruppen auf Grundlage vorgegebenen Materials einen Inhalt selbstständig erfassen und einen Podcast als Lernprodukt erstellen. Vor der Aufnahme der Audiodatei sollen die Inhalte schriftlich in Form eines Podcast-Skripts vorbereitet werden.
Von der Lehrkraft wird ein Ordner zum Projekt in „Persönliches” angelegt, der neben grundlegenden Informationen (inhaltliche und organisatorische Vorgaben, Hinweise zur Erstellung von Podcasts, etc.) für jede Kleingruppe einen Unterordner enthält. In diesen Unterordnern finden die jeweiligen Gruppenmitglieder die vorgegebenen Materialien und können insbesondere ihre (Zwischen-)Ergebnisse ablegen und dort kollaborativ bearbeiten.
Der Projekt-Ordner wird von der Lehrkraft mit den Schülerinnen und Schülern mit dem Recht „Benutzerdefinierte Berechtigung (ohne Löschen)” über „Mit Person teilen” geteilt, wodurch insbesondere die als PDF-Datei gegebenen Informationen von den Eingeladenen nicht gelöscht werden können.
Im folgenden Beitrag finden Sie Umsetzungsbeispiele für Lernaufgaben und Unterrichtsprojekte, die mittels ByCS-Drive organisiert und durchgeführt werden:
Im Hinblick auf die 1:1-Ausstattung mit Tablets bietet es sich an, Unterrichtsmaterialien direkt über ByCS-Drive bereitzustellen. So entfällt das aufwändige Verschicken einzelner Dateien, und auch bei Abwesenheit – etwa durch Krankheit – haben Schülerinnen und Schüler jederzeit die Möglichkeit, selbstständig auf das aktuelle Unterrichtsmaterial zuzugreifen und am Lernprozess teilzuhaben.
Ein einmal zu einem Fach und einer Jahrgangsstufe angelegter Ordner kann schnell und unkompliziert im nächsten Schuljahr mit einer anderen Klasse geteilt werden, wobei die Freigabe an die aktuell unterrichtete Klasse automatisch („Ablaufdatum setzen”) zum Ablauf des Schuljahres beendet werden kann.
Hierzu wird in Bereich „Persönlich” ein Ordner zum Fach und zur Jahrgangsstufe erstellt, der das Material in Unterordnern enthält, die zu den Kapiteln in den Aufzeichnungen passen. Innerhalb der Unterordner sind die Dokumente entweder durch entsprechende Benennung oder weitere Unterordner strukturiert. Das Teilen erfolgt mit dem Recht „Kann ansehen” an die gesamte unterrichtete Klasse. Es können zudem beispielsweise auch weitere Lehrkräfte aus dem Kollegium hinzugefügt werden.
Im Fremdsprachenunterricht sollen die Schülerinnen und Schüler eine Audioaufnahme anfertigen, in der sie einen bestimmten Text vorlesen. Dies dient sowohl der Lesemotivation als auch der Grundlage für ein individuelles Feedback zu ihren sprachlichen Entwicklungsmöglichkeiten.
Es wird ein Ordner in „Persönliches” erstellt, in welchem die Audiodateien, welche eindeutig mit den Schülernamen benannt werden sollen, hochgeladen werden. Die Freigabe erfolgt durch einen Link mit dem Recht „File drop (geheim)” samt Passwort, wobei beides über den ByCS-Messenger kommuniziert wird. Der Link wird außerdem mit dem Abgabedatum als Ablaufdatum versehen, sodass danach keine weiteren Abgaben mehr möglich sind.
Zusammenfassend lassen sich für die „File drop (geheim)“-Funktion folgende Vorteile für den schulischen Einsatz festhalten:
Datenschutzkonformität und keine Sichtbarkeit untereinander:
Schülerinnen und Schüler sehen ausschließlich ihre eigene hochgeladene Datei – nicht aber die Einreichungen anderer. Demzufolge können sie diese auch nicht öffnen und/oder bearbeiten. Das schützt die Privatsphäre und ist besonders für Tests, persönliche Aufgaben oder vertrauliche Rückmeldungen geeignet.
Zentrale Sammlung für Lehrkräfte:
Alle eingereichten Dateien werden automatisch an einem Ort gesammelt. Die Lehrkraft behält so jederzeit den Überblick, ohne Dateien manuell einsammeln oder sortieren zu müssen.
Strukturierte Abgabe:
Die Einreichungen können anhand der Dateinamen oder durch manuelle Sortierung organisiert werden – ein gezieltes Anlegen individueller Ordner für jede Person ist nicht erforderlich.
Einfache Handhabung:
Die Einrichtung eines „File Drop (geheim)“-Ordners ist schnell erledigt und benötigt keine komplexen Freigabeeinstellungen.
Zeitersparnis:
Kein E-Mail-Versand, keine separaten Dateiordner – die Abgaben erfolgen direkt über ByCS-Drive, was den organisatorischen Aufwand deutlich reduziert.
Flexible Einbindung:
Der File Drop kann sowohl im persönlichen Bereich der Lehrkraft als auch in „Spaces“ (z. B. Fachgruppen oder Klassenräumen) genutzt werden – passend zur jeweiligen Unterrichtsstruktur.
Anstelle der Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien über persönliche Ordner im Bereich „Persönliches“ können auch sogenannte „Spaces“ genutzt werden. Dabei handelt es sich um schulgebundene Arbeitsbereiche in ByCS Drive, die nicht an die Person gebunden sind, die sie erstellt hat. Spaces bleiben somit unabhängig von individuellen Nutzerkonten dauerhaft verfügbar. Ihr Erscheinungsbild kann individuell angepasst werden – etwa durch ein Titelbild und einen Beschreibungstext.
Beim Erstellen eines Spaces erhält man automatisch umfassende Bearbeitungsrechte. Zu beachten ist, dass das dabei genutzte Datenvolumen vom Speicherkontingent der Schule abgezogen wird. Die Arbeit innerhalb eines Spaces funktioniert ähnlich wie in einem regulären Ordner: Dateien lassen sich strukturiert ablegen, organisieren und teilen. Der Zugang kann entweder über einen passwortgeschützten Link oder durch direktes Teilen mit anderen Nutzenden gesteuert werden – jeweils unter Berücksichtigung der bekannten Berechtigungseinstellungen.
Wie im Beispiel zur Freigabe von Ordnern, kann ein Space zur Frei- und Weitergabe von Lernmaterial an die Schülerinnen und Schüler genutzt werden. Dadurch entfällt das individuelle digitale Verteilen von (Zusatz-)Materialien und die Nachversorgung von Abwesenden.
Innerhalb des Space bietet es sich an, dieselbe Struktur wie für Unterrichtsmaterial zu verwenden, sodass die Navigation in diesem möglichst leicht fällt. Da die Schülerinnen und Schüler unter Umständen in vielen Spaces sind, kann es sinnvoll sein, ein Titelbild zu wählen und den Space z. B. auch mit dem eigenen Kürzel zu versehen.
Im Beispiel handelt es sich um einen Space für den Mathematikunterricht einer 8. Klasse bei der Lehrkraft „BOS”. Der Space wurde mit den Recht „Kann anzeigen” mit der ganzen Klasse geteilt. Zu Unterordnern können die Schülerinnen und Schüler der Klasse nochmals durch eine Freigabe mit erweiterten Rechten eingeladen werden. Das kann nötig sein, wenn die Lernenden Dateien bearbeiten oder hochladen können sollen.
In einem Wahlfach müssen größere Datenmengen datenschutzkonform gespeichert und für alle Teilnehmenden zugänglich gemacht werden. Dafür wird ein Space eingerichtet, sodass das Datenkontingent der Schule – und nicht das persönliche – genutzt wird.
Die Lehrkraft lädt die Schülerinnen und Schüler einzeln mit der Berechtigung „Kann anzeigen“ in den Space ein. Innerhalb des Spaces gibt die Lehrkraft anschließend ausgewählte Ordner oder Dokumente mit der Berechtigung „Kann bearbeiten“ frei, sodass die Teilnehmenden dort auch eigene Dateien hochladen oder bestehende bearbeiten können.
ByCS-Drive bietet Lehrkräften vielfältige Möglichkeiten, um Schülerinnen und Schüler individuell zu fördern, Lernwege differenziert zu gestalten und Rückmeldungen wirksam einzusetzen. Lesen Sie hier, wie Sie mit der ByCS-Drive Impulse setzen, Lernprozesse begleiten und Lernfortschritte sichtbar machen können.
Hier finden Sie Anregungen, wie Sie Digitale Lernaufgaben mit Hilfe von ByCS-Drive effizient planen, strukturieren und umsetzen können.