Absprachen zur Kommunikation und Erreichbarkeit
Eine sorgfältig durchdachte digitale Kommunikationsstruktur innerhalb der Schulfamilie eröffnet bedeutende Potenziale für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Klare Absprachen sind unerlässlich, um diese Chancen optimal zu nutzen. Eine Analyse darüber, wer welche Kommunikationskanäle zu welchem Zweck nutzt, ist notwendig, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Diese Analyse soll ebenfalls aufzeigen, an welchen Stellen (weitere) Absprachen erforderlich sind.
Impulse aus der Praxis
Warum an Schulen eine digitale Kommunikation gut funktioniert, zeigen folgende Beispiele.
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„Innerhalb des Kollegiums tauschen wir viele Informationen und Ideen über einen schulinternen Messenger aus. Auch organisatorische Absprachen sind per Chat oft schnell gelöst. Viele schätzen die kurzen Reaktionszeiten und die unkomplizierte Erreichbarkeit. Damit die Nachrichten nicht zur Belastung werden, erwartet bei uns nach Unterrichtsende um 16.30 Uhr niemand mehr eine Reaktion auf eine Nachricht.”
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„Wir haben den ByCS Messenger als zeitgemäßen Kommunikationskanal zwischen Lehrkräften und Lernenden eingeführt. Klare Richtlinien klären, zu welchen Zeiten Nachrichten verschickt werden, wie schnell man eine Antwort erwarten darf, welche Inhalte in welchen Gruppen verschickt werden und welche Netiquette uns wichtig ist. So erleben die Lernenden einen sinnvollen Umgang mit Messengern. Die technische Pflege ist einfach, eine hohe Datensicherheit ist gegeben und in Problemfällen haben wir eine zuständige Lehrkraft.”
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„Durch die technische Entwicklung sind viele Kommunikationswege entstanden. Das bringt viele Probleme mit sich. Zum Beispiel das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen oder Wichtiges zu verpassen. Daher haben wir an unserer Schule in Absprache mit dem Personalrat klare Regeln geschaffen. Wir haben die Kanäle sinnvoll reduziert, wodurch die Verbindlichkeit deutlich erhöht wurde. Die Schulleitung steht hinter den Absprachen und hat diese klar kommuniziert.”
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„Wir – Lehrkräfte, Schülerinnen, Schüler und Erziehungsberechtigte – haben uns darauf geeinigt, dass bei digitalen Nachrichten frühestens am nächsten Tag eine Antwort erwartet werden darf. Wichtige Nachrichten und Informationen müssen also rechtzeitig verschickt werden. Ziel der digitalen Kommunikation ist es, eine bessere Unterstützung über den Unterricht hinaus zu ermöglichen und organisatorische Dinge aus dem Unterricht auszulagern. So kann im Unterricht störungsfrei gelernt werden.”
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„In der Verwaltung haben wir durch digitale Kommunikationsabläufe enorme Arbeitserleichterungen geschaffen. Absenzen werden bei uns zu Stundenbeginn direkt im Schulportal kontrolliert und dort eingetragen. Viele Listen werden kollaborativ und digital geführt und können direkt weiterverwendet werden. Alle statischen Informationen bzw. Materialien für Lehrkräfte sind in einem digitalen Lehrerzimmer in der mebis Lernplattform zu finden und werden dort gepflegt - um nur ein paar Beispiele zu nennen.”
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„Als Mutter bin ich sehr froh über die klare Regel, dass nach 16:00 Uhr keine wichtigen Nachrichten mehr für den kommenden Tag verschickt werden. Auch an den Wochenenden werden keine dringenden Informationen für den Montag verschickt, somit entsteht kein unnötiger Stress in der unterrichtsfreien Zeit.”
Potenziale verschiedener Kommunikationskanäle
Ein Messenger erlaubt eine einfache und schnelle Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Fragen können schnell beantwortet, Feedback kann direkt gegeben oder Erinnerungen leicht verschickt werden. Das kollaborative Arbeiten wird unterstützt.
Eine eigene E-Mail-Adresse ist sehr sinnvoll, um auch über die Schule hinaus zu kommunizieren. Zudem wird sie zur Anmeldung bei vielen Anwendungen benötigt.
Viele Schulen verfügen über Portallösungen von externen Anbietern. Die meisten haben eine interne Kommunikationsfunktion, die für verschiedene Personengruppen geöffnet werden kann. Die Kommunikation findet so an einem Ort gesammelt statt.
Über Videokonferenzen können Besprechungen oder Vorträge mit Bild und Ton ortsunabhängig und damit zeitlich flexibel stattfinden. Viele zusätzliche Funktionen (Chat, Bildschirm oder Dateien teilen, Umfragen, Gruppenräume mit verschiedenen Zuordnungsfunktionen etc.) stehen zur Verfügung. Bei Schulausfällen oder langfristigen Erkrankungen kann der Unterricht über eine Videokonferenz stattfinden.
Eine Lernplattform dient überwiegend der strukturierten Darbietung von Informationen von Lehrkräften an ihre Lernenden. Über Foren, Umfragen, Dateiablagen und kollaborative Elemente sind vielfältige Möglichkeiten der Zusammenarbeit gegeben. Sie ist unerlässlich für die Begleitung eines Unterrichts mit digitalen Elementen.
Digitale Terminkalender können leicht gepflegt und verschiedenen Personengruppen zugänglich gemacht werden.
Über digitale Aushänge können aktuelle Informationen leicht verbreitet werden und sind für den entsprechenden Zeitraum einfach auffindbar.
Chancen für die Schulgemeinschaft
Vorausgesetzt, mit der Implementierung wurden einheitliche Absprachen zur digitalen Kommunikation und Erreichbarkeit getroffen, eröffnet eine digitale Kommunikationsstruktur der Schulgemeinschaft u. a. folgende Chancen:
Leichte (und verbindliche) Weitergabe von Informationen an die passende Person oder Gruppe
Möglichkeit der asynchronen Kommunikation mit verschiedenen Personen(-gruppen)
Schnelle Erreichbarkeit passender Personen oder Gruppen
Optimierung von Organisationsabläufen
Zeitersparnis
Schnelle und einfache Kommunikation mit Lernenden und Erziehungsberechtigten
Möglichkeit zum direkten und offenen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen
Stressprävention durch Trennung von beruflichem und privatem Lebensbereich
Keine Erwartungshaltung der ständigen Erreichbarkeit
Förderung der Lehrergesundheit durch Etablierung von Regenerationsphasen
Zeitsparende und einfache Absprachen und Organisation möglich
Arbeitserleichterung bei klar strukturierten Abläufen
Leichte Weitergabe von Informationen
Bessere Erreichbarkeit verschiedener Personen(-gruppen)
Stressprävention durch Trennung von beruflichem und privatem Lebensbereich
Keine Erwartungshaltung der ständigen Erreichbarkeit
Reduktion von digitalem Stress
Weniger Störungen in Erholungsphasen durch klare Absprachen
Schulung des Bewusstseins für die Bedeutung aktiv betriebener Psychohygiene
Kompetenzerwerb im Bereich der Medienerziehung: Wie kommuniziere ich wo und mit wem?
Klärung von organisatorischen Fragen auch außerhalb des Unterrichts
Feedback über den Unterricht hinaus
Etablierung von verlässlichen Kommunikationswegen
Weniger Störungen in Zeiten, in denen das Familienleben hohe Priorität hat
Leichter Zugang zu wichtigen Informationen
Gezielte Nachfragen sind unkompliziert möglich
Vorgehen zur (Weiter-)Entwicklung einer gelingenden Kommunikationsstruktur
1. Bestandsaufnahme: Wer kommuniziert mit wem? Wo wird was kommuniziert? Wann wird kommuniziert?
2. Analyse: Wo sehen wir Handlungsdruck und warum?
3. Entscheidung für die Bereiche, in denen Regeln für die Kommunikation aufgestellt werden.
4. Entwickeln von Lösungen.
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Die erste der folgenden Dateien ist beispielhaft befüllt und gibt Impulse für den Prozess hin zu einer verbesserten Kommunikationsstruktur. Es wird deutlich, wie komplex eine moderne Kommunikationsstruktur durch die vielen ggf. neuen Möglichkeiten geworden ist. Überholte Schemata sind aufzubrechen und in vielen Bereichen helfen klare Richtlinien weiter, um mittelfristig Problemfelder zu minimieren.
Die bearbeitbare Vorlage soll bei der Durchführung des Prozesses an der eigenen Schule helfen.
Kommunikationsregeln - Was ist zu bedenken?
Die Erstellung eines Regelwerks als Grundlage für die schulinterne Kommunikation ist einfach und umfasst in der Regel nur wenige Punkte. Schwieriger gestaltet sich meist die Pflege dieser Regeln.
Die digitalen Kommunikationswege müssen festgelegt und eingefordert werden.
Es ist zu klären, welcher Kanal zu welchem Zweck genutzt wird.
Zeitstrukturen sind mit geeigneten Gremien zu erarbeiten und als Richtlinie vorzugeben.
Eine schuleigene Netiquette ist festzulegen. Einige eingängige Beispiele, wie man kommunizieren will, bieten meist eine ausreichende Grundlage.
Medienpädagogische Konzepte sollten etabliert werden, damit bei Problemen systematisch geholfen werden kann.
Impulse aus der Praxis
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Nach Unterrichtsschluss um 16:30 Uhr müssen Nachrichten, die für den Folgetag wichtig wären, nicht mehr gelesen werden. Am Wochenende und in den Ferien müssen keine Nachrichten bearbeitet werden.
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Jede Lehrkraft und alle Lernenden kontrollieren einmal täglich die Nachrichten im Messenger. Wichtige Informationen werden möglichst rechtzeitig verschickt, damit alle Beteiligten zu normalen Arbeitszeiten die Möglichkeit der Kenntnisnahme haben.
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Die Netiquette ist von allen Beteiligten zu wahren. Die Lehrkräfte machen die Kinder und Jugendlichen mit den Grundlagen der Netiquette vertraut und fordern eine angemessene Kommunikation untereinander ein. Eingängige Beispiele dienen als Orientierung.
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Organisatorische Informationen werden über den Messenger ausgetauscht. Problembeladene Themen werden persönlich geklärt.
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Dateien werden nicht systematisch über einen Messenger ausgetauscht. Hierfür wird die eingeführte Lernplattform/Dateiablage verwendet.
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Bei Problemen in Chatgruppen ist Frau Maria Musterfrau Ansprechpartnerin.
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Die Schülerinnen und Schüler üben keine fachfremde Kommunikation im Unterricht aus. Lehrkräfte beachten bei der digitalen Kommunikation mit den Klassen die Unterrichtszeiten, um Störungen zu vermeiden.
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Für technische Probleme gibt es eine Sprechstunde bei Medientutorinnen bzw. Medientutoren. Im Hintergrund ist eine Lehrkraft für schwerwiegende Fragen verfügbar.