Anmerkung: Das folgende Beispiel beruht auf Erfahrungsberichten. Es ist von jeder Schule selbst zu prüfen, inwieweit die Umsetzung auf die eigene Schule übertragbar ist. Die Umsetzung erfolgt in eigener Verantwortung.
Die Schule nimmt Kontakt zu verschiedenen Händlern auf und informiert sich über Angebote von Geräten, die den technischen Mindestanforderungen der Schule entsprechen. Die Informationen werden als Beschaffungsmöglichkeit an die Erziehungsberechtigten weitergegeben. Die Beschaffung der Geräte erfolgt eigenständig durch die Erziehungsberechtigten. Die Einrichtung eines Online-Shops für die Schule, bei dem die Erziehungsberechtigten bestellen können, ist nicht vorgesehen.
Aus der Wahl der Organisationsform des Beschaffungsprozesses und den Überlegungen zu den passenden weiteren Unterstützungsangeboten für die Erziehungsberechtigten ergibt sich die nachfolgende Zeitleiste.
Die Projektverantwortlichen einer Mittelschule berichten von Ihren Erfahrungen und geben Empfehlungen:
Welche Informationen müssen in die Einladung zum Elternabend?
„Die Einladung zum Elternabend enthält zunächst Informationen darüber, warum wir als Schule diesen Weg gehen, welche Vorteile das Lernen in einer 1:1-Ausstattung hat, welche Termine einzuhalten sind und welche Mindestkriterien erfüllt sein müssen. Die Eltern werden auch darum gebeten, die Geräte erst nach dem Elternabend zu bestellen, um Fehlbestellungen zu vermeiden“.
Welche Inhalte werden am Elternabend vermittelt und wer ist anwesend?
„Am Elternabend sind neben der Schulleitung und dem Systembetreuer auch die Lehrkräfte anwesend, die in den 1:1-Klassen unterrichten werden. Außerdem hat es sich bewährt, dass auch der Datenschutzbeauftragte der Schule am Elternabend teilnimmt. Wir haben bereits im Vorfeld bei verschiedenen Anbietern Informationen über Geräte eingeholt, die unseren technischen Mindestkriterien entsprechen. Diese Händlerangebote sind als Informationen für die Erziehungsberechtigten zu verstehen und werden an diese weitergegeben. Die Eltern haben jedoch die Möglichkeit, sich das Gerät anderweitig zu beschaffen. Vor diesem Hintergrund wird nochmals auf die Mindestkriterien der Schule hingewiesen. Zusätzlich werden Informationen zum zeitlichen Ablauf, zu Hilfsangeboten und den entsprechenden Ansprechpartnern gegeben. Anschließend werden die beim Elternabend genannten Informationen noch einmal digital verschickt.“
Wie kann dafür gesorgt werden, dass alle Erziehungsberechtigte die Informationen zur Gerätebestellung erhalten haben und auch sicher bestellen? Auch die, die nicht am Elternabend waren?
„Im Vorfeld des Elternabends wurden verschiedene Kanäle genutzt, um die Eltern zum Elternabend einzuladen. Erziehungsberechtigte, die nicht anwesend waren, erhielten die Informationen über ein Schulverwaltungsprogramm und in Ausnahmefällen per Post oder über das jeweilige Kind. Den Erziehungsberechtigten wurden auch die jeweiligen Ansprechpartner genannt, an die sie sich bei Fragen wenden konnten. Zusätzlich haben wir diese Informationen auch auf unserer Homepage veröffentlicht. Es hat sich bewährt, die Informationen auch in leichter Sprache und in anderen Sprachen anzubieten“.
Sind alle Geräte lieferbar?
„Nach Ablauf der Bestellfrist erkundigen sich die Klassenleitungen bei den Erziehungsberechtigten nach dem aktuellen Stand der Bestellung. Sollten die Geräte bis zum festgelegten Termin nicht lieferbar sein, stellen wir als Zwischenlösung schulische Leihgeräte zur Verfügung“.
Welche Unterlagen werden noch benötigt?
„Die Nutzungsordnung für das Internet sowie die Regelungen und Absprachen für die Nutzung von Tablets im Unterricht wird zu Beginn des aktuellen Schuljahres an die Schülerinnen und Schüler verteilt, mit der Bitte, diese möglichst bald bei der jeweiligen Klassenleitung unterschrieben zurückzugeben. Anschließend werden sie dem Datenschutzbeauftragten der Schule übergeben. Jede Schülerin und jeder Schüler erhält zudem eine Kopie der Datenschutzerklärung zur Archivierung zu Hause.“
Welche Informationen benötigen die Erziehungsberechtigten zur Einrichtung der Geräte? Wie kommuniziert man Supportangebote und Ansprechpersonen?
„Die Einrichtung der Geräte sollen die Eltern gemeinsam mit ihren Kindern zu Hause vornehmen. Dazu erhalten sie eine Liste mit zu installierenden Anwendungen. Sollten die Erziehungsberechtigten Probleme bei der Einrichtung haben, werden sie gebeten, sich mit der Klassenleitung in Verbindung zu setzen. Je nach Menge der Anfragen wird ein geeignetes Format gewählt, um die Probleme gebündelt mit Unterstützung der Systembetreuung zu klären. “
Welche Themen klärt man in der Erstschulung und wie kann die Systembetreuung entlastet werden?
„Die Erstschulung umfasst im Wesentlichen folgende Themen: Abschluss der Inbetriebnahme, Handhabung des Gerätes in der Schule und Vorgehen bei technischen Problemen. Zur Entlastung des Systembetreuers und der Klassenleitung wurden an der Schule erfahrene Schülerinnen und Schüler ausgebildet. Diese unterstützen die Erstschulung und können in speziellen Sprechstunden aufgesucht und um Unterstützung gebeten werden“.
Wie werden die Erziehungsberechtigten bei der Beantragung der Fördermittel unterstützt?
„Wir versenden eine Video-Anleitung zum Ausfüllen des Förderantrags an die Erziehungsberechtigten. Zusätzlich terminieren wir einen Klassenelternabend, bei dem der Klassenleiter die Erziehungsberechtigten in der Antragstellung begleitet.“
Beim ersten Praxisbeispiel werden die Geräte durch die Erziehungsberechtigten selbständig beschafft. Die Schule kommuniziert lediglich technische Mindestkriterien und ggf. einen Zeitpunkt, ab wann die Geräte im Unterricht und zum häuslichen Lernen eingesetzt werden sollen.
Die Schule tritt in Kontakt mit Händlern und holt Angebote in fremden Namen ein. Ein Händler richtet einen Online-Shop ein, bei dem die Erziehungsberechtigten nur Geräte erwerben können, die den technischen Mindestkriterien der Schule entsprechen. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten bei einem der Händler. Auf ein Mobile-Device-Management-System (MDM) wird in diesem Szenario verzichtet.
Die Schule tritt in Kontakt mit einem Händler, der für die Erziehungsberechtigten einen Online-Shop einrichtet, bei dem die Erziehungsberechtigten das Gerät bestellen können. Die Beschaffung der Geräte erfolgt dann eigenständig durch die Erziehungsberechtigten (bei dem Online-Shop oder einem anderen Händler). Die Geräte werden verwaltet.