Einen Zeitplan erstellen

Warum ist die Erstellung eines Zeitplans notwendig?

Ziel ist es, die Aufgabenbereiche in einen zeitlichen Ablauf zu bringen, wobei die Auswahl an den gewählten Weg der Schule anzupassen ist. Zudem sollte fixiert sein, wer für die Initiierung und Umsetzung dessen verantwortlich ist. Der Zeitplan soll dazu dienen,

• einen Überblick über alle Planungsschritte zu gewinnen,

• die Etablierung der 1:1-Ausstattung mit (sonstigen) schulinternen Abläufen abzustimmen (z.B. Klassenbildung, Unterrichtsverteilung, erster geplanter Einsatz der Geräte),

• eine sinnvolle Abfolge zu identifizieren und Aufgaben zu koordinieren sowie

• feste Termine für die künftige Planung dauerhaft in den Schulkalender zu übernehmen.

Zur Visualisierung der Planungen bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. So können die Aufgaben zum Beispiel auf Karten gedruckt und anschließend in eine zeitliche Abfolge gebracht werden. Mit dieser Methode lassen sich die Schritte schnell und flexibel verschieben, inhaltlich ergänzen oder auch verwerfen.

Der analoge Prozess lässt sich auch auf digitalen Pinnwänden abbilden. Zur Bearbeitung ist man nicht an feste Zeiten und Orte gebunden. Dennoch können mehrere Personen kollaborativ und zeitgleich daran arbeiten. Das Ergebnis liegt allen Beteiligten dauerhaft vor, kann leicht angepasst und mit wenig Aufwand einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht werden.

Auch eine entsprechende Präsentationssoftware eignet sich für die Erstellung des Zeitplans. Hier können die Textfelder leicht verschoben und angepasst werden.

Unabhängig von der gewählten Methode zur Zeitplanerstellung sollten in jedem Planungsschritt stets die konkreten Zuständigkeiten benannt werden. Zudem bietet es sich bereits bei der Planung an, zeitliche Fristen zur Erledigung der Aufgaben im Auge zu behalten. Auch Termine für weitere Absprachen innerhalb des Planungsteams sollten geklärt werden. Es erscheint daher notwendig, dass ein Mitglied der Schulleitung dauerhaft in die Planung eingebunden ist.

Wie setzen Schulen dies ein?

Nachfolgend soll beispielhaft die Vorgehensweise zur Erstellung eines organisatorischen Zeitplans erläutert werden. Die Darstellungen beziehen sich konkret auf die Situation einer 6. Klasse (Realschule), die im nächsten Schuljahr in einer 1:1-Ausstattung arbeiten wird. Die Geräteausgabe soll zu Beginn des neuen Schuljahres erfolgen. Zudem ist hier angedacht, den Bestellvorgang über einen Handelspartner abzuwickeln. 

1. Schritt: Darstellung der Planungsschritte wählen und ggf. Aufgabenfelder anpassen oder ergänzen

Zuerst wird eine geeignete Darstellungsform der notwendigen Aufgabenfelder ausgewählt. Fehlende Bausteine können vorab ergänzt und unpassende verworfen werden. Eine Vorauswahl ist in den analogen Karten bzw. der Präsentationsvorlage zu finden, wobei diese an den gewählten Weg der Schule anzupassen ist. Eine farbliche Zuordnung (hier: Klassen- bzw. Personalplanung, Gerätebeschaffung, Vorbereitung und Einbindung der Lehrkräfte, Elternkommunikation) erleichtert die Verortung auf der Zeitleiste.

2. Schritt: Zeitachse aufbauen, Fixpunkte setzen, Ablauf festlegen

Zunächst sollten unumgängliche Fixpunkte in der Planung des Schuljahres benannt und auf einer Zeitleiste verortet werden. Als Beispiele sind hier etwa die Klassenbildung, die Unterrichtsverteilung oder auch der geplante erste Geräteeinsatz im Unterricht zu nennen – hier blau dargestellt.

Im nächsten Schritt wird der Ablauf des Bestellprozesses in der Zeitachse ergänzt. Zwei Zeitspannen sind hier besonders zu beachten:

• Dauer vom Elternabend bis zur Bestellung durch die Eltern

• Lieferzeiten der Geräte

Als weiterer zeitlicher Bezugspunkt sollte die endgültige Unterrichtsverteilung berücksichtigt werden. Tipp: Klassenleitungen und Aufgaben früh festgelegten.

Danach werden alle weiteren Maßnahmen im Rahmen des Handlungsfelds „Digitale Expertise stärken“, wie etwa die Fortbildungsbausteine für das Kollegium, eingefügt. Das „Einarbeitungskonzept für Lernende“ sollte zeitlich eng an die Geräteausgabe geknüpft sein. Ebenso der „Elternabend: Einblick in den (Unterrichts-)Alltag im 1:1-Setting“.

3. Schritt: Zeitplan konkretisieren, Termine setzen

Final werden den Planungsfeldern bestimmte Zeitpunkte bzw. Zeiträume zugeordnet. Eventuell muss der geplante Zeitpunkt der Geräteausgabe nachjustiert werden.

4. Schritt: Konkretisierungen - Eine geeignete Darstellungsform wählen

Um einen möglichst hohen Grad an Verbindlichkeit in der Umsetzung zu erreichen, kann der erstellte Zeitplan tabellarisch erweitert werden. Spätestens hier muss festgelegt werden, bis wann ein Aufgabenfeld erledigt sein muss, bevor weitere Schritte unternommen werden. Zudem sollte fixiert sein, wer für die Initiierung und Umsetzung dessen verantwortlich ist. Erst dadurch kann sichergestellt werden, dass die einzelnen Schritte möglichst harmonisch ineinandergreifen und der Prozess sich nicht unnötig verzögert.

5. Schritt: Beteiligte informieren, Rückmeldungen einarbeiten, Übernahme der Termine in den Schulkalender

Im Idealfall wird ein Großteil der beteiligten Lehrkräfte von Beginn an in den Entstehungsprozess einbezogen. Dennoch sollte am Ende der Erstellung des organisatorischen Zeitplans reflektiert werden, welche weiteren Beteiligten zwingend informiert werden müssen. Ihnen sollte der Entwurf vorgelegt, ihre Rückmeldung eingeholt und das Feedback im Bedarfsfall in den finalen Plan eingearbeitet werden.

Die konkreten Termine müssen möglichst rechtzeitig in die entsprechenden schulischen Terminkalender übernommen werden.

Weitere Beispiele aus der Praxis

Ausstattung einer 7. Klasse einer Mittelschule

Bei neu gebildeten M-Klassen ist es durchaus üblich, dass am ersten Schultag bislang nicht final feststeht, wie viele Schülerinnen und Schüler anderer Schulen in die 7M wechseln. Daher sind die organisatorischen Abläufe auf Juli und September geballt und es kann zu Nachbestellungen zu Schuljahresbeginn kommen. Zudem sollten schon frühzeitig die Eltern der Verbundschulen über die 1:1-Ausstattung mit mobilen Endgeräten im neuen Schuljahr informiert werden. In diesem Beispiel erfolgt die Bestellung Ende Juli und die Ausgabe der Geräte ist zu Beginn des Schuljahres geplant.

Ausstattung einer 6. Jahrgangsstufe eines Gymnasiums

Da die Klassen fortgeführt werden, kann als erster Fixpunkt bereits im März die Einladung zur Elterninformation gesetzt werden. Die Geräte werden dennoch erst nach den Sommerferien ausgegeben, damit sie stärker als Arbeitsmaterial wahrgenommen werden – zweiter Fixpunkt. Die Fortbildungen für Lehrkräfte starten bereits am Ende des vorausgehenden Schuljahres. Beim Einarbeitungskonzept werden die Schülerinnen und Schüler, die sich im Vorjahr als Expertinnen und Experten erwiesen haben, gezielt eingesetzt (Peer-to-Peer-Konzept).

Ausstattung der Jahrgangsstufe 5 einer Ganztagsklasse eines Gymnasiums

Die Eltern sowie ihre Kinder werden bereits bei den ersten Informationsveranstaltungen zur Schulanmeldung über die Integration der 1:1-Ausstattung in das Ganztagskonzept informiert. Der Bestellvorgang wird noch vor den Sommerferien abgeschlossen, damit der Zeitraum der Lieferung in die Ferien fällt. Die Ausgabe der Geräte erfolgt Anfang Dezember – sie werden systematisch in den Hausaufgaben- bzw. Arbeitsstundenstunden eingeführt und eingesetzt. Diese Stunden sind für den Ganztag spezifisch und enthalten viele Phasen mit Freiarbeit. Das Ankommen an der neuen Schule wird bewusst ohne Geräte gestaltet, um eine Überfrachtung zu vermeiden. Das Einarbeitungskonzept wird im Klassenteam vorbereitet und auf mehrere Schultern verteilt. Mit der Hilfe von Medientutorinnen und -tutoren werden medienerzieherische Inhalte bereits vor der Geräteeinführung vorbereitet.

Ausstattung der Jahrgangsstufe 7 einer Realschule

Die Darstellung bezieht sich konkret auf die Situation einer 6. Klasse einer Realschule, die im nächsten Schuljahr in einer 1:1-Ausstattung arbeiten wird. Die Geräteausgabe und eine Erstschulung sollen noch vor dem neuen Schuljahr erfolgen. Über die Ferien erhalten die Kinder kleine kreative Arbeitsaufträge, um sich mit der Gerätebedienung vertraut zu machen. Zudem ist hier angedacht, den Bestellvorgang über einen Handelspartner abzuwickeln und die Geräte über ein MDM zu verwalten. Falls neue Schülerinnen oder Schüler hinzukommen oder es Kinder gibt, deren Erreichen der Jahrgangsstufe nicht sichergestellt ist, werden Geräte nachbestellt.